Informace ke zpracování osobních údajů

Cílem tohoto dokumentu je shrnutí základních informací o zásadách zpracování osobních údajů, kterými se naše organizace řídí a které přijala za účelem zajištění souladu s nařízením parlamentu a Rady EU 2016/679 (dále jen „GDPR“), které je na území ČR účinné od 25. 5. 2018, a to zejména a s přihlédnutím k čl. 13 Nařízení.  

Naše organizace podnikla veškeré nezbytné kroky k posílení bezpečnosti a důvěrnosti zpracovávaných údajů a ke splnění všech předepsaných povinností dle Metodiky Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy, s jejímž detailním zněním se můžete seznámit kliknutím na odkaz http://www.msmt.cz/file/44592/.

V souladu s GDPR zpracovává naše organizace osobní údaje dle těchto zásad:

1. Zákonnost, korektnost a transparentnost – provádíme zpracování jen v případě, kdy k tomu existuje legitimní důvod (např. zákonná povinnost, plnění smlouvy, ochrana našich zájmů, ochrana zájmů třetích osob nebo udělený souhlas subjektu údajů).  
2. Účelové omezení – shromažďujeme osobní údaje jen pro konkrétní, výslovně vyjádřené a legitimní účely (viz výše).
3. Minimalizace údajů – zpracování osobních údajů provádíme pouze v míře a rozsahu, který je nezbytný ve vztahu k danému účelu.
4. Přesnost – zpracováváme pouze aktuální osobní údaje, které odrážejí skutečný stav věci.
5. Omezení uložení – držíme osobní údaje po dobu ne delší, než je nezbytné a zákonné.
6. Integrita, důvěrnost – zavedli jsme dostatečné technické a organizační opatření k ochraně osobních údajů před náhodným nebo protiprávním zničením, ztrátou, změnou nebo neoprávněným poskytnutím nebo zpřístupněním přenášených, uložených nebo jinak zpracovávaných osobních údajů.
7. Odpovědnost – Jsme kdykoli schopni doložit soulad dodržování zásad dle bodů 1. – 6.

Informace poskytované v případě, že osobní údaje byly získány od subjektu údajů nebo jeho zákonných zástupců

Většinu osobních údajů zpracováváme za účelem splnění zákonem předepsaných povinností, zejména podle zákona č.500/2004 Sb., správní řád v platném znění, zákon č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon) a zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. V případě, že provádíme zpracování, jehož účelem není splnění zákonem předepsaných povinností, plnění smlouvy nebo oprávněného zájmu, jedná se o zpracování osobních údajů, ke kterému potřebujeme výslovný, svobodný, konkrétní a informovaný souhlas subjektů údajů (zaměstnanců, žáků, resp. jejich zákonných zástupců). V takovém případě se jedná zejména o zpracování osobních údajů o podobě žáků (fotografie a videa) či zpracování základních identifikačních údajů žáků pro účely hlášení na soutěže, mimoškolní aktivity, výlety, exkurze nebo sportovní akce, zveřejnění výsledků na soutěžích atd. Poskytnutí takového souhlasu je zcela dobrovolné a souhlas lze kdykoli odvolat či využít další práva, která jsou přesně v písemném souhlasu popsána.

Zájemcům o přijetí ke vzdělávání sdělujeme, že požadované údaje o dítěti, jeho zákonném zástupci, bydlišti a další identifikační údaje jsou uloženy výše uvedenými zákony. Pokud má správce rozhodnout o přijetí nebo nepřijetí uchazeče      k základnímu vzdělávání, musí mu zákonný zástupce sdělit identifikační údaje uchazeče a své osobní údaje tak, jak to vyžaduje zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů a zákon č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví, ve znění pozdějších předpisů. V opačném případě správce nemůže o žádosti rozhodnout, případně rozhodnutí doručit

Zájemcům o zaměstnání sdělujeme, že pokud zašlou písemnou žádost o přijetí do pracovního poměru, musí být odeslána výhradně na výše uvedený e-mail nebo adresu správce a jejím odesláním byl vyjádřen souhlas se zpracováním zájemcem uvedených údajů a jejich uchováním po dobu max. 6 měsíců pro případný pozdější kontakt.

Organizace přijala nezbytná opatření k zajištění bezpečnosti zpracovávaných osobních údajů jak v jejich fyzické, tak elektronické podobě.

Všichni zaměstnanci a osoby, které mají v rámci činnosti naší školy přístup k osobním údajům, jsou řádně proškoleni a jsou seznámeni s pravidly bezpečnosti a důvěrnosti při nakládání s osobními údaji. Zejména je ze strany organizace kladena vysoká priorita zabezpečení údajů o nezletilých osobách.

Osobní údaje předáváme třetím osobám pouze v zákonem předepsaných případech (povinná hlášení orgánům státní správy, samosprávy, pojišťovnám, orgánům finanční správy apod.) nebo v nezbytném rozsahu vybraným dodavatelům, kteří pro nás zajišťují některé služby, jako například vedení účetnictví nebo správu informačních technologií (IT, matriky, systémy pro stravování apod.). Se všemi takovými osobami máme jasně nastavené smluvní vztahy a všichni dodavatelé splňují nezbytná pravidla pro zpracování osobních údajů v rozsahu a parametrech vyžadovaných nařízením GDPR v rámci povinností zpracovatele dle požadavku čl. 28 Nařízení. 

Doba zpracování a uchovávání osobních údajů je stanovena legislativními požadavky nebo v případě souhlasů je po dobu docházky do školy s přesahem 10 let (fotky,…) nebo do jeho odvolání.  

Předávání osobních údajů do zahraničí provádíme zcela výjimečně a o takovém předání jsou všechny dotčené subjekty údajů vždy informovány. Zpravidla se jedná o plánované zájezdy apod.

Škola má zavedený systém hlášení případných bezpečnostních incidentů. V případě úniku jakýchkoli dat postupujeme v souladu s GDPR za účelem minimalizace možných škod a ve spolupráci s naším pověřencem pro ochranu osobních údajů provádíme příslušná hlášení Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Pro zákonné zástupce:

Právo na přístup k Vašim osobním údajům nebo osobním údajům Vašich dětí.

1. Máte právo písemně požádat správce, aby Vám sdělil, zda zpracovává Vaše osobní údaje, nebo osobní údaje Vašeho dítěte.
2. Máte právo požádat správce o přístup k Vašim zpracovávaným osobním údajům a o informace o zpracování těchto údajů.
3. Máte právo požádat správce o poskytnutí kopie Vašich zpracovávaných osobních údajů.

Pokud požádáte o přístup ke zpracovávaným osobním údajům, správce Vám umožní, abyste jednorázově nahlédli do dokumentace, ve které se zpracovávají Vaše osobní údaje a osobní údaje Vašeho dítěte.

Správce poskytne informace:

• písemně,
• ve vhodných případech v elektronické formě po prokázání Vaší identity,
• ústně, pokud o to požádáte a bude prokázána Vaše totožnost, přičemž žádné údaje a informace nelze podat telefonicky.

Správce odpoví na Vaši žádost písemně do 1 měsíce s možností prodloužení o další 2 měsíce.

Pokud je to možné a nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob, poskytne správce kopie Vašich zpracovávaných osobních údajů:

• bezplatně se poskytuje první kopie nebo kopie poskytnutá po delším časovém úseku, po změně osobních údajů, po změně ve zpracování osobních údajů,
• v ostatních případech se kopie poskytuje za poplatek.

Právo na opravu chyby, ke které může dojít při zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašeho dítěte. Máte právo požádat o opravu nepřesných údajů nebo o doplnění neúplných osobních údajů. Správce odpoví na Vaši žádost do 1 měsíce (s možností prodloužení o další 2 měsíce) od přijetí Vaší žádosti. Správce Vám odpoví písemně. Správce Vám sdělí, zda a jak Vaše osobní údaje opravil nebo doplnil.

Právo na výmaz některých osobních údajů (právo „být zapomenut“). Obecně platí, že máte právo požádat správce o to, aby zlikvidoval některé Vaše osobní údaje a dále je neuchovával; jedná se o tzv. právo být zapomenut. V případě, kdy správce vykonává veřejnou moc (rozhoduje ve správním řízení) a plní své právní povinnosti, nevymaže osobní údaje, i když o to požádáte. Pokud však žádost o výmaz podáte, správce odpoví na Vaši žádost do 1 měsíce (s možností prodloužení o další 2 měsíce) od přijetí Vaší žádosti, a to písemně. Sdělí Vám, proč nevyhověl Vaší žádosti o výmaz nebo jaké údaje v jakém rozsahu vymazal.

Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašeho dítěte. Pokud požádáte o omezení zpracování osobních údajů a uvedete důvod Vaší žádosti, správce tyto osobní údaje označí. Označené osobní údaje správce ukládá, avšak jinak nesmí dále zpracovávat (až na některé výjimky).

Ve Znojmě dne 3. 9. 2018

Mgr. Jiří Šmahaj, ředitel školy